Lösungen / Prozessautomatisierung & Integration
Manuelle Übergaben sind selten das eigentliche Problem — der Datenfluss ist es.
Wir verbinden bestehende Systeme über stabile Schnittstellen und automatisieren wiederkehrende Übergaben, Freigaben und Statuswechsel. So sinkt manuelle Nacharbeit, und Fehler werden nicht erst sichtbar, wenn es zu spät ist.
Wenn der Betrieb an Systemgrenzen verliert
In den meisten Unternehmen sind die einzelnen Systeme nicht das Problem. Das Problem sind die Lücken dazwischen:
- Doppelpflege: Dieselben Daten werden in ERP, CRM und DMS separat eingetragen und aktualisiert.
- Manuelle Übergaben: Informationen wandern per E-Mail, Telefon oder Excel von einem Team ins nächste.
- Fehlende Schnittstellen: Systeme, die zusammenarbeiten müssten, kennen einander nicht.
- Export-Import-Routinen: Datenabgleich per CSV-Export gehört zum Tagesgeschäft.
- Freigaben und Statusupdates: Genehmigungen, Benachrichtigungen oder Weiterleitungen laufen manuell.
- Fehler durch Medienbrüche: Informationsverlust zwischen Systemen fällt erst auf, wenn er Kosten verursacht.
Das kostet nicht nur Zeit. Es kostet Zuverlässigkeit, Transparenz und oft auch Kundenvertrauen.
Was wir automatisieren und integrieren
Wir arbeiten mit dem, was da ist. Kein Systemwechsel nötig.
Daten zwischen Systemen synchronisieren
ERP, CRM, DMS, Shop oder Fachsystem — wir sorgen dafür, dass Änderungen in einem System automatisch in den anderen ankommen. Ohne manuellen Export, ohne Zeitverzug.
Eingehende Anfragen klassifizieren und weiterleiten
Ob E-Mail, Formular oder Ticket: Anfragen werden automatisch erkannt, kategorisiert und ans richtige Team weitergeleitet — inklusive aller relevanten Informationen.
Freigaben und Benachrichtigungen automatisieren
Genehmigungsprozesse, Statusänderungen und Eskalationen laufen regelbasiert — ohne dass jemand daran denken muss.
Excel-Zwischenschritte eliminieren
Wo heute eine Excel-Datei als Brücke zwischen zwei Systemen dient, bauen wir eine direkte Verbindung.
Dokumente oder Aufträge in Folgeschritte überführen
Vom Auftragseingang über die Disposition bis zur Rechnungsstellung: Schritte, die heute manuell angestoßen werden, laufen automatisch weiter.
Ausgangslagen aus der Praxis
Handelsunternehmen, 60 Mitarbeitende
Bestellungen aus dem Onlineshop werden manuell ins ERP übertragen. Lagerbestände stimmen erst nach dem nächsten CSV-Import. Retouren werden in einer separaten Excel-Tabelle verwaltet.
Technischer Dienstleister, 35 Mitarbeitende
Serviceanfragen kommen per E-Mail, Telefon und Kundenportal. Die Zuteilung an Techniker läuft über Outlook-Kalender und Rücksprache. Statusupdates an Kunden werden manuell geschrieben.
Fertigungsbetrieb, 120 Mitarbeitende
Produktionsdaten aus der Maschinensteuerung werden händisch in ein separates Qualitätssystem eingetragen. Abweichungen werden per E-Mail an den Schichtleiter gemeldet.
Aus der Praxis
Anonymisierte Projekte aus dem Bereich Prozessautomatisierung & Integration.
Verlagswesen · Prozessautomatisierung
Auftragsübergabe bei 40+ Schnittstellen automatisiert — Manuelle Nacharbeit bei der Auftragsübergabe entfällt weitgehend. Fehlerhafte Übertragungen werden vor der Verarbeitung erkannt. Prozesssicherheit bei steigendem Volumen.
Handelsunternehmen · Prozessautomatisierung
Auftragsabwicklung vom Onlineshop ins ERP automatisiert — Manuelle Übertragung entfällt komplett. Bestandsdaten immer aktuell. Das Team konzentriert sich auf Ausnahmen statt auf Routine.
Wann Automatisierung reicht — und wann ein eigenes System sinnvoller wird
Automatisierung und Integration reichen, wenn:
- Die bestehenden Systeme den Kernprozess grundsätzlich abbilden
- Das Problem primär in der Verbindung zwischen Systemen liegt
- APIs oder Datenbank-Zugänge vorhanden oder nachrüstbar sind
- Die Prozesslogik stabil und klar definiert ist
Ein eigenes System wird sinnvoller, wenn:
- Kein bestehendes Tool den Kernprozess auch nur annähernd abbildet
- Die Fachlogik zu komplex für reine Datenverbindungen ist
- Mehrere Abteilungen auf derselben Datenbasis arbeiten müssen
- Compliance- oder Auditanforderungen eine durchgängige Lösung erfordern
Wir beraten Sie ehrlich darüber, welcher Ansatz in Ihrer Situation der richtige ist — auch wenn das bedeutet, dass wir von Automatisierung abraten.
Wie ein Projekt bei uns startet
Erstgespräch (30 Min, kostenlos)
Wir klären gemeinsam, wo der operative Engpass liegt, welche Systeme beteiligt sind und ob Automatisierung der richtige Ansatz ist.
Analyse
Wir sichten die beteiligten Systeme, Schnittstellen und Datenflüsse. Am Ende steht eine klare Einschätzung: Was ist machbar, was kostet es, wie lange dauert es.
Umsetzung
Iterative Entwicklung mit regelmäßigen Zwischenständen. Kein großer Knall am Ende, sondern sichtbarer Fortschritt.
Was Sie im Erstgespräch mitnehmen
- Eine erste Einschätzung, ob Automatisierung in Ihrer Situation sinnvoll ist
- Klarheit darüber, welche Systeme und Schnittstellen beteiligt wären
- Eine grobe Vorstellung von Aufwand und Zeitrahmen
- Eine ehrliche Antwort, wenn wir nicht der richtige Partner sind
Erster Scope
Statt alles auf einmal zu automatisieren, starten wir mit dem kritischsten Datenfluss:
- 1Analyse der beteiligten Systeme und Schnittstellen (1–2 Wochen)
- 2Definition des kritischsten Datenflusses als Pilotfall
- 3Aufbau einer belastbaren Schnittstelle für diesen einen Fluss
- 4Test im Realbetrieb, Monitoring und Dokumentation
Erweiterungen auf weitere Systeme und Prozesse folgen erst, wenn der erste Fluss stabil läuft.
Was wir im Erstgespräch klären
Diese Fragen helfen uns, Ihre Situation einzuschätzen — und Ihnen eine erste Einordnung zu geben:
- Welche Systeme sind beteiligt — und wie kommunizieren sie heute?
- Wo entsteht der größte manuelle Aufwand oder die meisten Übertragungsfehler?
- Gibt es APIs oder Datenbank-Zugänge zu den beteiligten Systemen?
- Welcher einzelne Datenfluss hat den höchsten operativen Druck?
Sie brauchen keine vollständige Systemdokumentation — ein grober Überblick über die beteiligten Systeme reicht für den Anfang.
Häufige Fragen
Müssen wir unsere Systeme wechseln?
Nein. Wir arbeiten mit den Systemen, die im Einsatz sind. Ziel ist es, bestehende Tools besser zu verbinden — nicht, alles neu aufzubauen.
Welche Systeme könnt ihr anbinden?
Die meisten gängigen Systeme: SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce, HubSpot, DATEV, lexoffice, Shopify, WooCommerce, diverse DMS- und Branchenlösungen. Entscheidend ist, ob eine API oder ein Datenbank-Zugang vorhanden ist. Das klären wir im Erstgespräch.
Was kostet ein Automatisierungsprojekt?
Das hängt von Umfang und Komplexität ab. Kleine Integrationen zwischen zwei Systemen starten im niedrigen fünfstelligen Bereich. Im Erstgespräch geben wir Ihnen eine erste Einschätzung.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Die meisten Projekte laufen zwischen 4 und 12 Wochen. Erste sichtbare Ergebnisse gibt es oft nach wenigen Wochen.
Was passiert, wenn die Anforderungen sich ändern?
Wir arbeiten iterativ. Änderungen während der Umsetzung sind normal und eingeplant.
Was, wenn Automatisierung nicht der richtige Ansatz ist?
Dann sagen wir Ihnen das. Im Erstgespräch klären wir ehrlich, ob Integration reicht oder ob ein anderer Weg sinnvoller wäre.
Manuelle Übergaben, die Sie jeden Tag Zeit kosten?
Schildern Sie uns Ihre Ausgangslage — wir sagen Ihnen, wo der Hebel liegt.
Auch wenn Ihr Vorhaben nicht exakt in diese Beispiele fällt — wir entwickeln individuelle Lösungen auch außerhalb dieser Schwerpunkte. Sprechen Sie mit uns →