Ein Kundenportal, das Zusammenarbeit einfacher macht.

Was Ihre Kunden selbst erledigen können sollten.

Wenn Unterlagen in E-Mails liegen und jeder Status telefonisch erfragt werden muss, fehlt oft ein gemeinsamer Zugang zum Vorgang. Ein Kundenportal kann Informationen und Handlungsmöglichkeiten bündeln. Welche davon sinnvoll sind, richtet sich nach Ihren tatsächlichen Service- und Vertriebsabläufen.

Anfragen und Bearbeitungsstand

Kunden sehen, welche Angaben noch benötigt werden und welcher nächste Schritt vorgesehen ist. Ihr Team erhält die Informationen im vereinbarten Zusammenhang.

Unterlagen und Entscheidungen

Dokumente werden einem Vorgang zugeordnet. Für Freigaben wird geklärt, wer entscheiden darf und welcher Stand Grundlage der Entscheidung ist.

Bestehende Systeme einbinden

Daten aus CRM, Fachsoftware oder anderen Quellen müssen nicht parallel gepflegt werden. Welche Verbindung möglich ist, hängt von den verfügbaren Zugängen und Datenmodellen ab.

Nicht jeder Kunde darf denselben Inhalt sehen.

Organisationen, Nutzer und Rollen werden ausdrücklich voneinander abgegrenzt. Dazu gehört beispielsweise, ob mehrere Personen eines Kunden zusammenarbeiten, wer Nutzer verwaltet und wie ein Zugang beendet wird. Authentifizierung und Berechtigungen werden nicht erst nach dem Oberflächenentwurf ergänzt.

Ebenso wichtig ist die Frage, welches System den verbindlichen Datenstand enthält. Das Portal kann eine verständliche Kundensicht bieten, ohne automatisch die führende Datenquelle für sämtliche Vorgänge zu werden.

Einen vollständigen Kundenweg zuerst entwickeln.

Ablauf klären

Wir betrachten einen typischen Vorgang vom Einstieg bis zum Ergebnis. Welche Information braucht der Kunde, welche Entscheidung trifft Ihr Team?

Nutzerführung abstimmen

Ein prüfbarer Entwurf macht Formulare, Status und nächste Schritte sichtbar. Kunden- und interne Sicht werden gemeinsam beurteilt.

Anbindung und Prüfung

Schnittstellen, fehlende Angaben und unzulässige Zugriffe gehören in die Abnahme. Ein schöner Bildschirm allein ist noch kein funktionierender Kundenzugang.

Übergabe planen

Wir vereinbaren Zuständigkeiten für Betrieb, Zugänge, Inhalte und Support. Weitere Funktionen folgen einer nachvollziehbaren Priorität.

Wann ein Standardportal ausreichen kann.

Wenn Ihre vorhandene Software bereits einen passenden Kundenzugang bietet, kann Konfiguration wirtschaftlicher sein als eine Neuentwicklung. Individuelle Entwicklung ist besonders dann zu prüfen, wenn besondere Abläufe, mehrere Systeme oder ein eigener digitaler Service nicht sinnvoll abgedeckt werden.

Ein Portal beseitigt keine ungeklärten Zuständigkeiten. Fehlende Schnittstellen, sensible Daten und erforderliche Freigaben müssen vor dem Bau berücksichtigt werden. Bestimmte Integrationen oder Einsparungen werden ohne Prüfung nicht zugesagt.

Welche Angaben eine erste Einordnung ermöglichen.

Hilfreich sind der wichtigste Kundenvorgang, die beteiligten Systeme, vorgesehene Nutzerrollen und ein Beispiel der benötigten Unterlagen. Der Aufwand wird unter anderem von Berechtigungen, Datenübernahme, Schnittstellen und besonderen Freigaberegeln bestimmt.

Die bestätigte Arbeit zur Online-Datenerfassung zeigt ein verwandtes Prinzip: Eingaben werden für nachfolgende Dokumentprozesse nutzbar. Sie befindet sich in Umsetzung und ist kein Beleg für eine bereits ausgelieferte Kundenportal-Plattform.

Passende Fallbeispiele.

Häufige Fragen.

Weitere Wege für Ihr Vorhaben.